Evernote

Abb.: Notizen in Evernote

Empfohlen von: Herbert Hertramph, Universität Ulm

Beschriebene Version: Version 5 (PC, Mac), Version 7 (iOS, Android)

Anbieter: Evernote Corporation

Inhaltliche Beschreibung: Bei Evernote handelt es sich um ein Informationsmanagementsystem, mit dem man sehr leicht unterschiedliche Dokumentenarten organisieren kann, zum Beispiel PDF-Skripte von Vorlesungen, Fotos von Tafelaufschrieben, Scans von handschriftlichen Notizen, strukturierte Texte, Inhalte von Webseiten. Weiterhin werden eine Reihe von Metadaten zu den Dokumenten automatisch erfasst, unter anderem Quellen (z. B. Original-Webseite) und GPS-Daten (an welchem Ort entstand die Notiz?). Die Kombination verschiedener Dokumentenarten innerhalb einer Notiz ist möglich. Die Organisation der Informationen geschieht über Notizbücher (vergleichbar mit Ordnern) und Schlagwörter. Hinzu kommt, dass von den Notizinhalten ein Vollindex angelegt wird, so dass Suchresultate meist sofort erscheinen bzw. Filter sich sofort auswirken. Komplexe Suchabfragen sind durch eine eigene Syntax möglich. Zugriff auf die Daten erfolgt entwender über Desktop-Software, mobile Apps oder durch Anmeldung im Web. Accountsicherungen wie ein zweistufiges Anmeldeverfahren oder Remote-Löschung sind vorhanden. Die mobilen Apps verfügen neben Foto- und Audiofunktion auch über sog. „Dokumentenkameras”, die Fotos kontrastreicher aufbereiten. Die Synchronisation zwischen Apps und Desktop funktioniert gut und ist recht zuverlässig. Einige hundert Apps haben Schnittstellen zu Evernote, z. B. Pocket oder Feedly Pro, und über eine Mailfunktion kann man praktisch aus allen Apps Daten in Evernote zentral verwalten. Einzelnotizen und Notizbücher mit mehreren Notizen können mit anderen geteilt werden: sowohl öffentlich als auch privat per Mail-Adresse. Mehrere Rollen können vergeben werden. Dadurch ist Arbeit im Team (zusätzliche Chat-Funktion) oder in der Lerngruppe realisierbar. Alle gespeicherten Dokumente sind jederzeit exportierbar und stehen im Originalformat zur Verfügung.

Warum ich diese App empfehle: Ich nutze die App seit längerer Zeit unter anderem für Unterrichtsvorbereitungen und zur Organisation von Materialien. Sie bietet einen hohen Flexiblitätsgrad, um das Dokumentenmanagement den eigenen Bedürfnissen anzupassen.

Welche Nachteile hat die App und gibt es Alternativen?: Der Server steht in den USA, daher ist die App nur bedingt für sensible Daten geeignet. Verschlüsselungsmöglichkeiten gibt es nur in der Premium-Version. Das System ist für Neueinsteiger nicht immer intuitiv. Die Basisfunktionen sind rasch erlernbar, komplexere Funktionen bedürfen einer gewissen Lernkurve. Es bedarf einer Umgewöhnung vom gewohnten verschachtelten Ordner-Prinzip auf die flache Hierarchie, die Evernote vorgibt. Alternativen: OneNote, Memonic, Wunderlist, Google Keep

Zielgruppe: Studierende und Lehrende

Schwerpunkt:

• Organisation des Studiums
• Informationsvermittlung
• WIssenserarbeitung

Welche Funktionen beinhaltet die App?: Erfassung aller gängigen Dokumenten-Formate: PDF, Office-Dokumente, Grafiken, Scans. Sehr schnelle Suchfunktion (Vollindex), auch Text in Fotos wird gefunden, handschriftlicher Text ebenfalls. Bei Premium-Accounts: a) zusätzlicher Präsentationsmodus für Beamer oder zweiten Monitor, b) Erkennen von Visitenkarten und Auslesen der Daten, c) Erkennen und automatisches Einordnen von farbigen Post-It-Zetteln und von bestimmten Notiz-Papieren (Moleskine, Whitelines).

Usability: Da für alle Betriebssysteme angepasste Versionen zur Verfügung stehen, ist die Usability gut bis sehr gut. Besonders gut umgesetzt: Mac, Android, iOS. Im Mittelfeld: Windows Desktop, Windows Touch, Windows Phone und Web.

Betriebssysteme und technische Voraussetzungen: Windows 7/8, Mac (läuft auch auf älteren Systemen), iOS, Android, Windows Phone, Blackberry

Sprachen: Deutsch und 35 weitere Sprachen

Kosten: Basisversion kostenlos, Plus 30 Euro/jährlich, Premium 60 Euro/jährlich, Ermäßigungen im Bildungsbereich. In den meisten Fällen ist die kostenlose Version ausreichend.

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