Betriebswirtschaftliche Perspektive
Die Universität Göttingen (ohne Medizin, da für den Krankenhausbetrieb bzw.
Universitätsklinika kaufmännische Rechnungslegungsvorschriften,
Abrechungsvorschriften usw. schon seit ca. 20 Jahren gelten) wird seit 2001
kaufmännisch über einen Globalhaushalt geführt. Die Sach- und Personalmittel
sind wechselseitig deckungsfähig. Budgets sind über die Jahresgrenzen
übertragbar. Gegenüber den Drittmittelgebern werden die Verwendungsnachweise
aus dem Berichtswesen generiert. Eine Kostenarten- und Kostenstellenrechnung
ist etabliert. Drittmittelprojekte werden über Innenaufträge abgewickelt.
Eine Bilanzierung findet für die Universität gemäß HGB für große
Kapitalgesellschaften statt. Seit 2003 ist auch ein konsolidierter
Jahresabschluss mit dem Bereich Humanmedizin gemeinsam zu erstellen.
Mit dem Land wird auf der Basis von Zielvereinbarungen eine jährliche
Finanzhilfe vereinbart. Budgetverhandlungen mit den Fakultäten finden auf
Jahresbasis statt, und werden auf deren Einrichtungen herunter gebrochen.
Teile dieser Budgets werden ab 2006 nach leistungsbezogenen Kriterien
vergeben (erst Forschungsleistungen, später Lehrleistung). Ebenfalls findet
eine solche Budgetfestlegung durch Budgetplanungen mit den
Verwaltungsabteilungen auf Jahresbasis statt. Zusätzlich werden mittlerweile
Investitionspläne geführt. Für größere Maßnahmen im Infrastrukturbereich
werden Investitionsrechnungen durchgeführt. Der Abschnitt
"Leistungserfassung und -verrechnung" beschreibt Methoden der internen
Verrechnung personeller und maschineller Ressourcen für die
betriebswirtschaftliche oder strategische Orientierung der
Zielsysteme.
Die Universität betreibt ihr Baumanagement selbst (vom Neubau bis zur
Instandhaltung). Sie partizipiert dabei, soweit möglich, an den
HBFG-Verfahren. Die Universität Göttingen kann im Stiftungsmodell auch
kreditfinanziert (bis zu einer Obergrenze) investieren.
Prozessoptimierung
Die wesentlichen Projekte in der Informationsverarbeitung der Hochschule
(abgesehen vom Austausch der Infrastruktur aufgrund nicht mehr ausreichender
Leistungsfähigkeit) sind heute prozessgetrieben. Typische Prozesse, die
verbessert werden / wurden:
- Datenerfassung und -bereitstellung für Studierende von der Bewerbung
über den Studienverlauf bis zur Teilnahme an den Alumni-Programmen.
- Von der Neugestaltung von Prüfungs- und Studienordnungen (Bachelor,
Master, PhD) bis zur Abwicklung online-basierter Prüfungsverwaltung für
Studierende und Lehrende.
- Authentifizierung und Bezahlung über Chipkarten für Mitarbeiter
und Studierende (Studierenden- und Mitarbeiterausweis,
Selbstbedienungsfunktionen für Studierende, Bezahlfunktionen,
Bibliotheksausweis, Zugang).
- Einfache Konfiguration von Wissenschaftler-Arbeitsplätzen und Zugriff
auf spezielle Anwendungsressourcen für den Wissenschaftler.
- Dezentrales Bestellwesen über EBP
- Integration SAP
- Flächendeckendes Facility Management zur Unterstützung von Raumvergabe,
Reinigungs-, Sicherheits-, Umzugsplanungen, Netzwerkplänen, bis hin zu
Raumkostenverrechungen.
Einheitliche Bereitstellung von IT-Anwendungen
Die IT-Dienstleister am Wissenschaftsstandort Göttingen bieten ihre
Leistungsschwerpunkte allen IT-Nutzern des Standorts an, z. B. SAP zur
Unterstützung der administrativen Abläufe mit fast 2.000 Endbenutzern; im
Einsatz sind die Module HR (14.000 Gehaltsabrechnungen / Monat), FI/CO (mehr
als 6 Mio. Buchungen / Jahr) sowie Module für Materialwirtschaft,
Instandhaltung etc.
Computer-Aided-Facility-Management (CAFM)
Für die Universität und den Bereich Humanmedizin gemeinsam wurde ein
CAFM-Großprojekt mit der Einführung von neun Modulen und einer
gleichzeitigen Integration eines Zeichnungsmanagements erfolgreich
umgesetzt. Im Ergebnis leistet das Göttinger CAFM-System einen konkreten
Beitrag, um die Sparauflagen des Landes Niedersachsen im Rahmen des
Hochschuloptimierungskonzeptes (HOK) zu erfüllen.
Zukünftig sind weitere Themen einzelner Bereiche, z. B. des Sicherheitswesen
und Umweltschutz, die vor allem prozessorganisatorisch abgebildet und
optimiert werden können, zu integrieren.
Gemeinsame Plattform für Forschungs- und Lehrevaluation (FACT)
Seit 2005 nutzt die gesamte Universität gemeinsame Plattformen für
Forschungs- und Lehrevaluation. Das System FACTScience unterstützt seit 2001
die interne Forschungsevaluation und die Steuerung forschungsrelevanter
Ressourcen. Basierend auf den Erfahrungen im Bereich Humanmedizin werden
Ende 2005 in den zwölf nichtmedizinischen Fakultäten wissenschaftlichen
Leistungen zunächst in den zwei Bereichen „Publikationen“ und
„Drittmittelerträge“ evaluiert und ein Budgetanteil leistungsorientiert
vergeben. Damit ist auf Campus-Ebene ein einheitliches System zur
Forschungsevaluation der Universität und Humanmedizin sowie dem
Geschäftsbereich Informationstechnologie (Humanmedizin) realisiert.
Analog wurde 2005 in Abstimmung zwischen Universität und Humanmedizin mit
dem System Evasys eine gemeinsame Plattform für die studentische
Lehrevaluation eingeführt.
Leistungserfassung und -verrechnung
In Teilbereichen existiert bereits seit 1993 ein umfassender
Dienstleistungskatalog. Die dort beschriebenen Dienste werden ständig
aktualisiert, im Rahmen des Abrechnungssystems nach Zeit und Typ erfasst und
den Instituten über Arbeitseinheiten ausgewiesen. Der Verbrauch maschineller
Ressourcen wird aus Accounting- und Logfile-Informationen zugeordnet. Hierzu
gehört z. B. die Abrechnung der Internet-Nutzung der Studierenden, als
wesentlicher Deckungsbeitrag für die Kosten des G-WiN-Anschlusses. In
anderen Bereichen werden Dienstleistungen derzeit zum Teil auf Basis einer
Kosten- und Leistungsrechnung bewertet und angeboten.
In Zukunft werden die von den teilnehmenden Institutionen angebotenen
Dienste vereinheitlicht, standardisiert und in einen gemeinsamen
Dienstleistungskatalog integriert. Damit wird die Leistungserfassung und
gegenseitige Verrechnung mit geringem Aufwand durchführbar.
Qualitätsmanagement
Im Rahmen von GÖ* bildet der kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP) ein
wesentliches Element der Qualitätssicherung von Prozessen und Produkten.
Durch permanente Überprüfung der Qualität sämtlicher Prozesse soll die
Dienstleistungserbringung in GÖ* im Hinblick auf Nutzerzufriedenheit und
Kosteneffizienz optimiert werden. In gemeinsamen Projekten werden die aus
Nutzersicht relevanten Kriterien in Teilprozesse, deren Verfügbarkeit
automatisiert überwacht und registriert werden kann, zerlegt und mit
Sollwerten abgeglichen. Abweichungen führen unter Absprache der Beteiligten
zur Beseitigung von Fehlern bzw. zur Verbesserung der jeweiligen
Infrastruktur.
Die Entwicklung einer ganzheitlichen IT-Strategie für den Bereich
Humanmedizin und ihre Umsetzung in geeigneten IT-Strukturen wird die
Prozesse in der Patientenversorgung, Administration, sowie in Forschung und
Lehre weiter optimieren. Dabei sollen die Qualitätsaspekte
Wirtschaftlichkeit, Richtlinien- und Gesetzeskonformität sowie fachliche
Exzellenz der IT berücksichtigt werden.
Nutzerrepräsentanz
Die zentrale Nutzerrepräsentanz am Standort Göttingen erfolgt durch die
in der Grundordnung etablierte und 2005 eingerichtete Senatskommission für
Informationsmanagement. Dies adressiert Empfehlungen im Sinn der DFG für
alle IT- Anwendungsbereiche einschließlich Wissensmanagement und
Bibliothekswesen.
Controlling
Derzeitig findet das Berichtswesen noch in vielen Einzelberichten statt. Ein
Data Warehouse wird die Einzellösungen zukünftig in Form einer zentralen
Datensammlung integrieren und vereinheitlichen. Zur Leistungsevaluation
finden in den größeren Fächern spätestens alle fünf Jahre externe
Forschungs- und Lehrevaluationen statt. Ab bzw. in 2006 werden
flächendeckend die Forschungsleistungen erfasst und berichtet, die
Lehrevaluation durch die Studierenden eingeführt und das Erfassen der
Prüfungsleistungen und Prüfungsfortschritte der Studierenden
umgesetzt.
Systeme und Daten zur Planung und Kontrolle von Studierendenzahlen sind
vorhanden. Für das Finanzcontrolling erfolgt eine Budgetplanung und
-kontrolle sowohl für die Gesamtuniversität, die Fakultäten, einzelne
Einrichtungen als auch für die Verwaltungsabteilungen. Eine
Investitions-Planung und -Kontrolle erfolgt bei Investitionen im Bereich der
Infrastruktur. Eine Leistungsverrechnung muss durch standardisierte und
automatisierte Verfahren zur innerbetrieblichen Leistungsverrechung zwischen
einzelnen Einrichtungen noch implementiert werden.
Weiterführende Schriften
http://www.gwdg.de/forschung/publikationen/gwdg-berichte/gwdg-bericht-65.pdf
http://www.gwdg.de/forschung/publikationen/gwdg-berichte/gwdg-bericht-64.pdf
