Integrative Verwaltungssysteme

Im Zuge der Bologna-Richtlinien (1999) haben sich 29 europäische Mitgliedsstaaten dazu verpflichtet, bis 2010 einen einheitlichen europäischen Hochschulraum zu schaffen. Zu den wesentlichen Bestimmungen gehören die Vereinheitlichung der Abschlüsse, die Steigerung der Mobilität durch die Beseitigung von Mobilitätshemmnissen, die europäische Zusammenarbeit im Bereich der Qualitätssicherung sowie die Förderung der europäischen Dimension in der Hochschulausbildung. Hieraus ergeben sich zahlreiche konkrete Anforderungen an die Hochschulen. Verlangt werden auch neue Möglichkeiten und Strukturen im IT-Bereich, ohne die eine Neuausrichtung nur schwer realisierbar ist.

Neue Anforderungen an die Hochschulen

Gerade hinsichtlich der Mobilität haben deutsche Hochschulen vor allem im Bereich unterstützender Serviceleistungen starke Defizite auszugleichen. Serviceangebote sollten nicht nur klar und einfach strukturiert, sondern vor allem auch online zur Verfügung stehen. Die Möglichkeit zur Online-Immatrikulation, die Belegung von Kursen im Internet oder die Online-Kommunikation mit Lehrenden und Beratungspersonal werden in diesem Sinn als nicht mehr wegzudenkende Funktionen eines zukünftigen Serviceangebotes betrachtet. Auch im Bereich Studium wird sich einiges ändern. Im Zuge der Europäisierung wird zumindest im europäischen Ausland die Nachfrage nach Online-Kursen steigen. Mit der Umstellung auf die neuen Studiengänge Bachelor und Master kommen generell neue Anforderungen an Lehrende und Verwaltung zu. Die Lehrenden werden durchschnittlich mehr Prüfungsleistungen abzunehmen haben, während die Verwaltung die unterstützende Vorarbeit zu leisten hat. Auch der Bereich Forschung wird sich dem einheitlichen europäischen Hochschulraum anpassen müssen. Der einfache und schnelle Zugang zu Ressourcen sowie die schnelle Publikation von Ergebnissen über das Internet werden in Zukunft maßgeblich für den Erfolg sein.

Die Hochschule als Dienstleister

Die Hochschulverwaltung muss im Licht eines neuen Grundverständnisses von Seiten der Studierenden gesehen werden, die sich immer mehr als zahlende Kunden verstehen werden und die Hochschulen dementsprechend als „Dientleistungsanbieter“ im Rahmen eines Kosten-Nutzen-Kalküls vergleichen. Die Hochschulen stehen daher unter dem Druck professionalisierten Service anzubieten. Auch hierfür ist eine Neustrukturierung der Hochschulverwaltung und der Lehr-, Forschungs- und Verwaltungs-IT notwendig.

Beispiel:

• Eine einfache Form die Verwaltung in den einzelnen Bereichen der Hochschule digital zu unterstützen, realisiert megadigitale, das Zentrum zur Unterstützung von mediengestütztem Lernen und Lehren der Uni Frankfurt. Wer Interesse hat kann Anmeldeformulare oder Formulare zur allgemeinen Datenerfassung zu Semesterbeginn in Auftrag geben. Hier ein Beispiel für ein bereits umgesetztes Formular zur Anmeldung der megadigitale- Workshopreihe.
• Die Verwaltung an der Universität Leipzig bietet eine Informationsseite in Form eines Weblogs mit Hilfen und Neuigkeiten rund um die digitale Studienverwaltung. Hier finden Interessierte Links und Informationen zu den technischen Hintergründen aber auch Anleitungen zum Eintragen von Veranstaltungen in das Vorlesungsverzeichnis.
  

Single Sign-On Eine serviceorientierte Umgestaltung des Hochschulverwaltungs-Systems verbirgt sich hinter dem Single Sign-On-Verfahren. Single Sign-On bedeutet, dass ein Benutzer nach einmaligem Authentifizierungsverfahren Zugriff zu allen angeschlossenen Rechnern und Diensten einer Institution hat. Nach der Anmeldung auf einem Single Sign-On-Portal einer Universität kann der Benutzer so zum Beispiel Zugang zu sämtlichen zentralen (z.B. Rechenzentrum, Uni-Bibliothek, Mediendienste oder Hauptverwaltung) und dezentralen IT-Diensten (z.B. Angebote und Verwaltung der Fakultäten und Institute oder der Lehrenden) erhalten. Eine ausgereifte integrative Hochschulverwaltung kann neben der Verwaltung von Daten (Immatrikulation oder Einschreibung in Seminare etc.) auch die Bereitstellung von Dienstleistungen (Vorlesungsverzeichnis, E-Learning-Ressourcen oder Online-Klausuren etc.) ermöglichen, die orts- und zeitunabhängig verfügbar sind.

Wesentlich für die Attraktivität und Akzeptanz eines Single Sign-On-Portals ist die Usability, die der Benutzer vor allem an den Möglichkeiten zur Personalisierung und der Zweckmäßigkeit des Angebots wahrnimmt. Bei der Personalisierung geht es vorrangig um die Möglichkeiten, die der Benutzer hat, um die Benutzeroberfläche nach seinen Wünschen und Bedürfnissen einzurichten. Hinsichtlich der Zweckmäßigkeit steht vor allem der Gebrauchswert des Online-Angebotes im Vordergrund. Zentrale Aspekte sind dabei der Nutzen der eingestellten Informationen, das schnelle Auffinden der gesuchten Informationen oder die einfache Orientierung innerhalb des Portals.

Effizienz und Professionalisierung

Ein Portal zur integrativen Verwaltung erscheint im Zuge der neuen Erfordernisse durch die Europäisierung der Hochschullandschaft sowie im Rahmen von Effizienz und Professionalisierung der Hochschule als Dienstleister sinnvoll. Ein integratives Verwaltungssystem unterstützt eine straffere Organisation, die Verringerung von Verwaltungskosten, einem schnellen und umfassenden Überblick über alle zugangsberechtigten Ressourcen, eine einfache Bereitstellung von Daten und Materialien sowie den nicht orts- und zeitgebundenen Zugang. Durch die Reduzierung auf einen einzigen Authentifizierungsvorgang wird der Zugang an sich erleichtert.

Nachteile

Neben den Vorteilen sind aber auch Nachteile in Betracht zu ziehen. Die Realisierung einer integrativen Hochschulverwaltung erfordert die informationstechnische und organisatorische Reorganisation der Informations- und Kommunikationssysteme der Hochschule und ist dementsprechend aufwändig. Die technische Umstellung zur integrativen Verwaltung erweist sich als äußerst komplexe Aufgabe, insofern an jeder Hochschule spezifische Prozesse und Schnittstellen miteinander verknüpft werden müssen. Es ist notwendig, dass das Personal entsprechend der neuen technischen Anforderungen qualifiziert wird. Von integrativen Verwaltungssystemen geht außerdem ein erhöhtes Sicherheitsrisiko aus. Durch die Reduktion vieler einzelner Authentifizierungsverfahren auf Eines steigt entsprechend die Gefahr des Zugriffmissbrauchs.

Die großen strukturellen Änderungen können teilweise auf Widerstand innerhalb der einzelnen Dienste oder Einrichtungen stoßen. Bisher haben nur sehr wenige Hochschulen Single Sign-On-Systeme realisiert.

Lernmanagementsysteme

Ein erster Schritt zur Umsetzung von Single Sign-On-Portalen können Lernmanagementsysteme sein, die bereits an vielen Universitäten genutzt werden. Diese bieten in der Regel bereits die Grundfunktionen, die für Single Sign-On-Portale Vorraussetzung sind. Allerdings reicht die Funktionalität der Lernplattformen noch nicht aus, um eine gesamte universitäre IT-Infrastruktur mit den anvisierten Funktionen eines Single Sign-On-Portals einzubinden.

Beispiele:

Im universitären Alltag fest verankert ist bereits das Portal der LMU München (CampusLMU). Das Projekt mit der größten Infrastruktur wird derzeit am Hochschulstandort Hamburg umgesetzt. Ziel von „STiNE“ (Studien-Infonetz) ist die Möglichkeit der vollständigen Online-Abwicklung aller studienrelevanten Vorgänge; von der Orientierung bis zur Online-Klausur.

Weitere Projekte einer integrativen Hochschulverwaltung:

• Uni Osnabrück (Cool)
• Uni Trier (Digitale Lernumgebung Hochschule)
• HU Berlin (e-Kokon)
• Uni Oldenburg (i³-sic!)
• Uni Augsburg (IT-Servicezentrum)
• Technische Hochschule Aachen (CAMPUS-Office)
  

• An der Umsetzung des Hamburger "Stine"-Projektes war massgeblich die Datenlotsen Informatiossysteme GmbH beteiligt. Im Interview erläutert der Geschäftsführer warum integrative Verwaltungssysteme an den Hochschulen unumgänglich sind und vor welchen Herausforderungen die Hochschuladministration der Zukunft steht. Weiteres zum Thema "Campus Management-Systeme" finden Sie auch im Themenspecial des Monats April im Portal Campus Innovation des des Multimedia-Kontors Hamburg.
• Eine Studie der Deutschen Initiative für Netzwerkinformationen e.V. befasst sich mit "Informationsstrukturen im Wandel - Informationsmanagement an deutschen Universitäten". Anhand von Fallbeispielen werden innovative Konzepte des Informationsmanagement dargestellt.
• Die Deutsche Initiative für Netzwerkinformation e.V. veranstaltete einen Workshop zum Thema Personalisierte Webportale. Auf der Webseite sind informative Vortragsfolien frei verfügbar.