Veranstaltungsplanung

Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern haben wir einen Tagungsplaner für Sie bereitgestellt, den Sie als Orientierung bei der Organisation ihrer Veranstaltung nutzen können. Von den Überschriften der jeweiligen Themenbereiche können Sie über einen Link direkt zur Textstelle auf der Webseite springen.

Ziele Rahmendaten Themen & Referenten Finanzierung Organisatorisches Checkliste Beispiele EduCamp/BarCamp

Ziele
Welche Ziele wollen Sie mit der Veranstaltung erreichen? In erster Linie handelt es sich bei einem E-Learning-Tag um den Wissensaustausch zu digitalen Lehr- und Lernszenarien. In zweiter Linie können Sie aber noch andere Ziele erreichen; zum Beispiel die Vorstellung und Profilierung Ihrer Hochschule oder die Bekanntmachung von besonderen Dienstleistungen gegenüber den Hochschulangehörigen. Am Ziel der Veranstaltung richten sich letztendlich die Wahl der Referenten und die Gestaltung des Programms, der Budgetumfang sowie die Öffentlichkeitsarbeit aus. Sobald Sie das Ziel genauer eingegrenzt haben sollten Sie ein Team für die weitere Organisation zusammen stellen.

Rahmendaten
Zu den Rahmendaten gehört die Festlegung des Ortes und Zeitrahmens. Stellen Sie sicher, dass der Zeitrahmen Ihrer Veranstaltung sich nicht mit anderen wichtigen Veranstaltungen überschneidet und dass über den gesamten Zeitraum die notwendige Infrastruktur zur Verfügung steht (Veranstaltungsräume, Küche, evtl. Gästehaus/Hotel etc.). Rechnen Sie im Vorfeld mit einer möglichst realistischen Teilnehmerzahl, damit Sie nicht im zu kleinen oder zu großen Rahmen planen. Bei der Wahl der Räumlichkeiten sollten Sie die Veranstaltungsziele im Hinterkopf haben: Handelt es sich mehr um einen Workshop oder um eine Konferenz die hauptsächlich aus Vorträgen besteht? Wichtig ist auch die Entscheidung, ob Sie den E-Learning Tag auf einen oder auf zwei Tage legen. Eine zweitägige Veranstaltung ist aufwendiger und es ist evtl. schwieriger die Teilnehmer/innen davon zu überzeugen, dass sich für sie der Aufwand lohnt.

Themen & Referenten
Auswahl
Überlegen Sie sich in Verbindung mit den Veranstaltungszielen die Themen, die Sie in die Veranstaltung aufnehmen möchten. Sie sollten dabei auf eine innere Kohärenz, sowie eine möglichst stringente Themenauswahl achten. Machen Sie sich schon zu Beginn Gedanken darüber, welche Referenten Sie zu den einzelnen Themen einladen möchten und können. Grundsätzlich gilt, dass der Erfolg der Veranstaltungen stark durch die Rednerliste beeinflusst wird. Verzichten Sie deswegen lieber auf ein Thema zugunsten eines anderen, wenn Sie dadurch einen prominenteren Referenten einladen können. Vergewissern Sie sich, dass die geplanten Referenten zum Zeitpunkt der Veranstaltung verfügbar sind. Machen Sie früh Zusagen und besprechen Sie ob danach eine Publikation der Beiträge (online oder Print) geplant ist. Besprechen Sie genau welches Ziel der Vortrag haben soll.

Referentenbetreuung
Wenn ein Referent seine Teilnahme bestätigt hat, müssen Sie zunächst mit ihm Vereinbarungen über Reisekosten und Honorar treffen. Dies ist hinsichtlich Ihrer Veranstaltungskalkulation ein wichtiger Punkt. Nach endgültiger Zusage aller Referenten müssen diese über das endgültige Programm informiert werden. Etwa zwei Wochen vor der Veranstaltung sollten Sie letzte Fragen zu Erreichbarkeit (Kontaktdaten insb. Handynummer erfragen und die Nummern des Veranstaltungsorganisators bzw. des Sekretariats hinterlegen), Anreise (Infos versenden und Unklarheiten klären), organisatorischen Ablauf (nochmals den Zeitpunkt des Vortrags besprechen etc.) sowie eventuell zur Übernachtung (soll eine Übernachtungsmöglichkeit reserviert werden) klären. Wenige Tage vor Veranstaltungsbeginn ist es ratsam sich noch ein letztes Mal telefonisch mit den Referenten in Kontakt zu setzen, um nach der Ankunftszeit oder eventuellen Problemen zu fragen. Nach der Veranstaltung steht noch die Abrechnung der Reisekosten der Referenten aus. Des Weiteren müssen Sie erst die Erlaubnis der Referenten einholen, wenn sie Folien, Präsentationen oder Vorträge der Referenten online oder als Printmedium publizieren wollen.

Finanzierung
Kosten
Im Vorfeld muss eine umfassende Bestandsaufnahme aller Kosten und Ausgaben zusammengestellt werden, um am Ende der Veranstaltung keine Überraschung zu erleben. In der folgenden Liste finden Sie einige klassische Kostenpunkte:

• Bewirtung/Verpflegung (Hauptmahlzeit(en), Getränke, Verpflegung in den Pausen, eventueller Begrüßungsumtrunk oder Snacks bei einer Abendveranstaltung)
• Werbematerialien (Entwurf und Umsetzung von Flyern, Plakaten, Veranstaltungswebseite)
• Werbekosten (Presse- & Öffentlichkeitsarbeit)
• Personalkosten (Personal, bzw. studentische Hilfskräfte, die für die Organisation im Vorfeld, das Catering sowie die technische Betreuung der Veranstaltung zuständig sind)
• Honorarkosten sowie Reise- und evtl. Übernachtungskosten der Referenten
• Kosten für Tutorials
• Tagungsunterlagen (Programm/Reader) und Tagungsdokumentation (Webseite, Tagungsband)

Mögliche Einnahmen
Darüber hinaus haben Sie mehrere Möglichkeiten zusätzliche Einnahmen zu erzielen:

• Tagungsgebühr: Sie können von den Veranstaltungsteilnehmern eine Gebühr erheben. In diesem Fall sollten Sie festlegen, ob Lehrende und Studierende (der eigenen Hochschule) dieselbe Teilnahmegebühr zu entrichten haben. In der Regel nehmen diese kostenneutral teil, oder müssen nur einen reduzierten Beitrag leisten. Bei der Festlegung des Betrages für die externen Teilnehmer sollten Sie die anfallenden Kosten pro Person einberechnen (Programmheft, Teilnehmerliste, Verpflegung sowie besondere Programmpunkte).
• Sponsoren: Diese können auf Ihrer Webseite oder im Programmheft in Form von Anzeigen erscheinen. Die Sponsoren können in unterschiedliche Kategorien eingeteilt werden, indem die Anzeigenmöglichkeiten nach Preisen (bzw. Größe und Art der Anzeige) gestaffelt werden. Informieren Sie sich bei der Kooperation mit Sponsoren über rechtliche (insb. steuerrechtliche) Belange.
• Infostände: Über die Werbemöglichkeit hinaus, können Sie Interessenten (Hochschulen, Agenturen oder Firmen) den Veranstaltungsraum als Präsentationsfläche vermieten. Die Gebühren für Infostände werden in der Regel nach m²-Zahl berechnet. Allerdings muss man beachten, dass die Sponsoren Akquise sowie die Anwerbung und Betreuung von Firmen als Aussteller viel Aufwand erfordert (zusätzliche Personalressourcen).
• Fördergelder: Zahlreiche Institutionen und Fördergemeinschaften bieten finanzielle Unterstützung bei Veranstaltungen zu bestimmten Themen.
• Ressourcen sparen: Eine Möglichkeit Ressourcen zu sparen ist die Ausrichtung eines hochschulübergreifenden E-Learning Tages in Kooperation mit anderen Hochschulen z.B. derselben Stadt oder Region.

Organisatorisches
Programmpunkte & Ablauf
Je nachdem, ob Sie die Veranstaltung ein- oder zweitätig planen, haben Sie einen unterschiedlich großen Spielraum für Ihren Programmentwurf. Allerdings kommen bei zwei- bis dreitägigen Veranstaltungen weitere organisatorische Aufgaben dazu, wenn Sie für die Teilnehmer/innen noch die Unterbringung und eventuell eine Abendveranstaltung bzw. weitere Rahmenprogrammpunkte organisieren müssen. Aber auch bei einer eintägigen Veranstaltung sollten Sie auf Anfrage eine Übernachtungsmöglichkeit anbieten, falls Teilnehmer/innen am Vorabend anreisen oder erst am Tag nach der Veranstaltung abreisen möchten. Nach Ende des Tagungsprogramms empfiehlt es sich einen gemütlichen Ausklang anzubieten, bei dem nochmals alle Teilnehmer zusammen kommen können. Allerdings muss davon ausgegangen werden, dass Teilnehmer mit längerem Anfahrtsweg die Veranstaltung bereits am frühen Nachmittag verlassen.
Bei der Festlegung der Zeiten für die einzelnen Tagungspunke (Vorträge, Workshops, Diskussionen etc.) müssen Sie einerseits den Gehalt des Programmpunktes und andererseits die Aufnahmefähigkeit der Teilnehmer beachten. Interessante Vorträge sollten wenn möglich am Morgen bzw. am frühen Nachmittag stattfinden, Programmpunkte mit offenem Ende, wie Workshops/Tutorials dagegen eher am Ende des Tagesprogramms bzw. der Veranstaltung. Es ist ratsam Arbeitsgruppensitzungen (Tutorials/Workshops) im Plenum zu beenden, bevor man zum nächsten Tagungspunkt übergeht oder die Veranstaltung endet. Von der Durchführung von parallelen Workshops raten wir aufgrund des hohen Organisationsaufwands ab. WennSie Diskussionen planen, sollten Sie die Diskussionsteilnehmer rechtzeitig über das Thema informieren. Rechnen Sie bei der Zeiteinteilung für die Programmpunkte großzügig, so dass noch ausreichend Zeit für Fragen oder Diskussionen bleibt. Allerdings sollte die Veranstaltung auch ein definiertes Ende haben. Letztendlich ist es ratsam eher wenige Programmpunkte aufzulisten, anstatt die Teilnehmer/innen durch ein überladenes Programm zu drängen.

Verpflegung
Planen Sie ausreichend Pausen bzw. Essenszeiten ein. Während der kleineren Pausen am Morgen und am Nachmittag können Sie den Tagungsteilnehmern/innen Kaffee, Tee, eine kleine Erfrischung oder einen kleinen Snack (Obst, Kekse) anbieten. Die Essenzeiten dürfen nicht zu knapp aber auch nicht zu lang bemessen sein. 75 bis 90 Minuten sind in der Regel eine angemessene Richtzeit. Wenn Sie die Veranstaltung an Ihrer Hochschule durchführen, kann die Mensa in die Veranstaltung mit eingebunden werden. Sollten Sie eher ein außerhalb der Veranstaltungsräume gelegene Mensa, Cafeteria oder Restaurant bevorzugen, sollte Sie vor allem die Nähe zum Veranstaltungsort beachten. Reservieren Sie dort rechtzeitig genügend Plätze.

Raumeinteilung  
Mit der Erstellung des Programms stellt sich zwangsläufig die Raumfrage. Neben der Zuordnung der Programmpunkte zu einzelnen verfügbaren Räumen, müssen Sie noch andere Raumfragen klären (Aufenthaltsraum, Abstellraum, evtl. Räume für Gruppenarbeitsphasen, evtl. Raum für eingeladene Aussteller etc.). Dabei sollten Sie immer überprüfen, ob der ausgewählte Raum auch die passenden technischen und infrastrukturellen Voraussetzungen erfüllt. Vergessen Sie nicht einen ansprechenden Platz für den Veranstaltungsempfang (Registrierung, Ausgabe Tagungsmappe etc.) einzurichten.

Moderator
Ein Moderator hat die Aufgabe die Veranstaltung zu führen. Dazu gehören die Ankündigung der einzelnen Programmpunkte, das Einhalten des gesetzten Zeitrahmens und die Moderation von eventuellen Diskussionen. Er kann ebenso als Ansprechpartner für die Teilnehmer bei Fragen rund um die Organisation fungieren. Natürlich können auch mehrere Moderatoren einsetzt werden.

Infrastruktur und Technik
Je größer die Veranstaltung, desto aufwändiger werden auch die technischen bzw. infrastrukturellen Vorraussetzungen. Sobald ein Programmentwurf vorliegt sollten Sie die verfügbare Technik überprüfen, ob sie den Anforderungen genügt. Achten Sie dabei insbesondere auf die Bedürfnisse der Referenten und eventuell anwesenden Ausstellern. Reservieren Sie die erforderliche Technik frühzeitig. Hier eine exemplarische Liste, welche technische Ausstattung bei einer Veranstaltung zum Tragen kommen kann:

• Stromanschlüsse
• Internetanschlüsse
• Computer- und/oder Laptoparbeitsplätze
• Scanner & Drucker
• USB-Sticks
• Flip-Chart
• Overhead-Projektor
• Beamer
• Leinwände
• Audio und Video
• Mikrofon

Dienstplan  
Mit der Dauer und der Größe der Veranstaltung wächst auch der Mitarbeiterstab. Um die Arbeit des Personals zu koordinieren, sollte vom Organisationsbüro ein Dienstplan (To-Do) erstellt werden, in den alle anstehenden Aufgaben mit dem jeweiligen Zeitpunkt sowie dem/den Zuständigen eingetragen werden. Der Aufgabenplan sollte rechtzeitig an alle beteiligten Mitarbeiter/innen versandt sowie am Tag der Veranstaltung zentral ausgehängt werden. Um den Plan übersichtlicher zu gestalten, können die Aufgaben je nach Zuständigkeitsbereich separat dargestellt werden (z.B. Technik, Küche, Referentenbetreuung etc.). Vergewissern Sie sich, dass alle Aufgaben aufgeführt werden: das Selbstverständliche vergisst man gerne!

Checkliste
Kurze Zeit vor der Veranstaltung sollten Sie noch einmal die wichtigsten Punkte überprüfen:

• Wie viele Gäste werden erwartet?
• Ist die Unterbringung für alle Gäste gewährleistet?
• Sind alle Teilnehmerbeiträge gezahlt worden (Liste ausdrucken und am Veranstaltungsempfang bereitlegen)?
• Liegen für das Empfangspersonal Geldkassette und Quittungsblock bereit?
• Sind ausreichend Veranstaltungsräume vorhanden und reserviert und ist ausreichend Innenausstattung (Stühle, Tische, Bistrotische, Sitzecken, Geschirr, Tischdecken etc.) vor Ort?
• Ist die technische Ausstattung ausreichend, überprüft und ggf. reserviert?
• Haben alle Referenten zugesagt und sind sie hinreichend informiert (Tagungsort und Programm) bzw. sind alle Einzelheiten zum Vortrag geklärt?
• Sind die Tagungsunterlagen (Handouts, Programme, Teilnehmerlisten, Namensschilder, event. Give-Aways, Präsente) bereitgestellt oder ist der Auftrag bereits ergangen?
• Ist für ausreichend Verpflegung gesorgt (Einkäufe erledigt und für die Veranstaltung bereitgestellt, Restaurantreservierungen getätigt, Absprachen mit Mensaleitung oder Catering, Servicepersonal ausreichend engagiert)?
• Ist das Programm fertig geplant oder gibt es noch offene Fragen (Programmpunkte ungeklärt, fehlende Referenten oder Moderatoren, überlappende Programmpunkte)?
• Sind für den Ablauf der Veranstaltung genügend Hilfskräfte eingeplant (studentische Hilfskräfte, Moderatoren, Techniker, Reinigungskräfte) und sind die jeweiligen Aufgaben erteilt worden (Dienstplan erstellt und verteilt bzw. ausgedruckt)?
• Ist ein Hauptverantwortlicher eingeteilt?

• Für die Studierenden der Frankfurter Johann Wolfgang Goethe Universität bietet eine Kooperationsgemeinschaft verschiedener Fachbereiche und universitärer Institutionen regelmässig ein Schulungsveranstaltung an, um sie im Umgang mit Computern zu schulen. Diese orientiert sich sehr stark an den Bedürfnissen und Anforderungen der Studierenden: anstatt anhand eines didaktischen Leitfadens entwickeln sich die Schulungen durch die Fragen der Teilnehmer. Um die Zwanglosigkeit zu betonen, ist die Veranstaltung als offene Abendveranstaltung konzipiert, zu der die Besucher jederzeit hinzukommen oder sie verlassen können.
  

EduCamp/BarCamp
Eine etwas andere Konferenz stellt das EduCamp dar, deshalb auch "Unkonferenz" genannt. Hierbei sollen speziell Nicht-Wissenschaftler/-innen und Nachwuchswissenschaftler/-innen ermutigt werden aktiv an der Veranstaltung teilzunehmen und sich einzubringen. Generell unterscheidet sich ein EduCamp u.a. in folgenden Punkten von einer gewöhnlichen Konferenz:

• Erfahrungen beim Schreiben von wissenschaftlichen Texten sind nicht von Nöten,
• die Themen sowie der Konferenzplan hängen zu großen Teilen von den Teilnehmenden ab,
• die Teilnahmegebühr kann auch von jungen Interessierten aufgebracht werden.

Auch was die Organisation angeht unterscheidet sich ein BarCamp maßgeblich von einer regulären Konferenz. Nähere Informationen zum Hintergrund und der Organsiation eines BarCamps finden Sie unter http://www.elearning2null.de/2011/03/25/educamp-gestaltung-eines-lernraumes.