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Kommunikation und Kooperation » Shared Workspaces

Shared Workspaces

Als Shared Workspace wird ein gemeinsamer Arbeitsbereich im Intranet oder Internet bezeichnet, wie er für das E-Learning oder die verteilte Gruppenarbeit typisch ist.

Der Arbeitsbereich wird über eine Software bereitgestellt, die es räumlich verteilten Arbeitsgruppen ermöglicht, via Internetbrowser auf gemeinsame Dokumente zuzugreifen und Aufgabenstellungen kooperativ zu bearbeiten.

Distribution von Dokumenten

Sie können einen Shared Workspace nutzen, um elektronische Dokumente jedweden Formates (Texte, Grafiken, Tabellen, Videos, Tondokumente, Übungen) in einem passwortgeschützten Bereich bereitzustellen. Die zugelassenen Teilnehmer können Dokumente abrufen, kommentieren und selbst Materialien einstellen. Sie können nachvollziehen, wer welches Dokument wann erstellt, geöffnet oder bearbeitet hat.

Rechteverwaltung

Ein Shared Workspace verfügt über eine Benutzerverwaltung, die Rechte und Rollen an die verschiedenen Nutzer vergibt. Neben Einzelrechten ermöglicht ein Shared Workspace, Gruppen zu verwalten, die rollenspezifische Zugriffsrechte erhalten. Für Gruppen können zudem gesonderte Bereiche angelegt werden.

Versionierung

Oft ist es notwendig, dass mehrere Teilnehmer am gleichen Dokument arbeiten, z. B. wenn eine Arbeitsgruppe gemeinsam ein Referat vorbereitet. In einem solchen Fall ist es wichtig, dass die Versionshistorie des Dokumentes verfolgt werden kann. Eine Versionierung erlaubt, Überarbeitungen durch Vergabe einer neuen Versionsnummer sichtbar zu machen. So kann jedes Mitglied einer Arbeitsgruppe abgleichen, ob sich seit seiner eigenen letzten Bearbeitung etwas verändert hat. Frühere Versionen können gegebenenfalls wiederhergestellt werden. Darüber hinaus ist es möglich, einzelne Dokumente zu sperren, d. h. vor einem Zugriff zu schützen.

Archivierung

Die Archivierung von Artefakten spielt eine zunehmende Rolle, zumal, wenn rechtswirksame Dokumente elektronisch erstellt wurden oder Dokumente über einen längeren Zeitraum im Internet oder Intranet verfügbar sein müssen.
Viele Hochschulen betreiben Dokumentenserver, in denen beispielsweise Dissertationen oder Habilitationen archiviert werden. Eine solche Archivierung erfüllt die Anforderungen, die an eine Veröffentlichung gestellt werden. Auch Aufsätze, Proceedings, Research Papers und andere Dokumente können hier archiviert werden.
Neben der Standard-Recherche über Datenbankfelder wie beispielsweise Titel, Autor, Schlagwort gibt es weitere Recherchemöglichkeiten: nach Fakultäts- oder Institutsübersichten oder Dokumentarten.

Kommunikation

In der Regel sind die Shared Workspaces mit asynchronen Kommunikationswerkzeugen ausgestattet. Foren ermöglichen z. B. den Meinungs- und Erfahrungsaustausch zu Ihrer Veranstaltung.
Manche Shared Workspaces verfügen zudem über einen Ereignisbericht. Dieser wird in Form einer E-Mail an die Nutzer versandt und enthält Informationen über die Ereignisse des Tages (neue Dokumente, Veränderungen). Dieser kann von jedem Nutzer individuell angefordert werden. So ist jeder über den Bearbeitungsstand informiert, ohne sich auf dem System einloggen zu müssen. Die Transparenz der Aktivitäten aller Teilnehmenden kann zudem die Motivation für Beiträge erhöhen.

Produkte

Ein im Hochschulkontext weit verbreitetes Shared Workspace System ist BSCW (Basic Support for Cooperative Work) (http://www.bscw.de/) der Orbiteam Software GmbH. Das Fraunhofer-Institut betreibt einen BSCW-Server, der von Hochschulen genutzt werden kann. Er unterstützt die Zusammenarbeit von räumlich verteilten Arbeitsgruppen über das Internet, in einem Intranet oder in einem Netz anderer Nutzer (Extranet).
Für die asynchrone Zusammenarbeit bietet BSCW gemeinsame Arbeitsbereiche, in denen Gruppen ihre Dokumente ablegen, verwalten, gemeinsam bearbeiten und austauschen können. Da der Zugriff auf den BSCW- Server über das Internet erfolgt, ist es unerheblich, ob die Teilnehmer mit Unix, MacOS- oder Windows-Rechnern arbeiten. Dennoch sollten die abgelegten Daten auf den in der Arbeitsgruppe verwendeten Plattformen kompatibel sein. Die Arbeitsgruppenmitglieder erkennen im Arbeitsbereich, wenn dort Dokumente erzeugt, gelesen oder bearbeitet werden. Diese Informationen können der Historienfunktion entnommen werden oder durch den automatisch erzeugten und per E-Mail versandten Arbeitsbereichsbericht.
Darüber hinaus stellt BSCW Werkzeuge für die Planung und Organisation von Treffen bereit. Eine synchrone Unterstützungsmöglichkeit der Kommunikation zwischen Arbeitsgruppenmitgliedern bietet BSCW durch den BSCW Awareness Service, der synchron aktive Arbeitsgruppenmitglieder in einem gemeinsamen Arbeitsbereich wahrnehmbar macht.


Screenshot vom BSCW-Arbeitsbereich

Detaillierte Informationen zu BSCW finden Sie im Produktsteckbrief bei e-teaching.org: http://www.e-teaching.org/technik/produkte/bscwsteckbrief

Download BSCW: http://www.bscw.de/download.html

Dokumentenserver einiger deutscher Hochschulen

Letzte Änderung: 24.08.2012


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