Nachhaltigkeit

Nutzerperspektive
Wesentliche Synergien für unterschiedliche Nutzergruppen sind bereits über eine einheitliche Authentifizierung und die Reduktion von Datenbeständen, die UniCard mit ihren Self-Service-Funktionen oder die zentrale Prüfungsverwaltung erreicht worden (siehe weitere Beispiele unter 2.3).
Die Universität Freiburg strebt die weitere technische Vernetzung einzelner IT-Services wie z. B. elektronisches Vorlesungsverzeichnis, Lernmanagementsystem und Prüfungsverwaltung an. Hierdurch werden Redundanzen in der Datenverwaltung und die Anzahl möglicher Workflows verringert, wie auch die Usability der einzelnen Services erhöht. Über ein personalisiertes E-Portal soll das bestehende Mosaik an IT-Diensten in einer Oberfläche jedem einzelnen Universitätsmitglied zugänglich gemacht werden, ohne dass diese die dahinter liegenden technischen wie auch organisatorischen Strukturen zu durchdringen brauchen (one face to customer). Zugleich soll den Nutzern eine Anpassung dieser Oberfläche an die individuellen Informations- und Kommunikationsbedürfnisse sowie das eigene Wissensmanagement ermöglicht werden (mass customization). Hieraus ergeben sich auch neue Perspektiven für einen zielgruppenspezifischen und schnellen Informationsfluss innerhalb der Hochschule und die Bindung von Zielgruppen im gesamten Student Life Cycle von Studiumsinteressierten bis hin zu ehemaligem wissenschaftlichem Personal oder den Alumni.

Betriebswirtschaftliche Perspektive
Die EDV-Beschaffung (Geräte und Zubehör sowie Software) über einem Wert von 2500 € wird für die Universitätseinrichtungen zentral über das Klinikrechenzentrum organisiert. Die Ausstattung von neu berufenen Professor/innen erfolgt nach vorheriger Beratung mit dem Leiter des Rechenzentrums. Auf diese Weise können Mengenrabatte auch für einzelne Organisationseinheiten maximiert und deren Informationsbedarf über die aktuelle Preisgestaltung am Markt minimiert werden.
Zur Ermittlung des Reinvestitionsbedarfs wird die Anlagebuchhaltung in allen universitären Einrichtungen umgesetzt und durch die zentrale Verwaltung unterstützt. Größere Investitionen im I & K Bereich (z. B. Anträge für Wissenschaftliche-Arbeitsplatz-Programme und Computer-Investitions-Programme) werden über den Ausschuss für I & K und Neue Medien koordiniert.

Prozessoptimierung
Die Optimierung von Geschäftsprozessen erfolgt in Projektgruppen. Exemplarisch sei hier auf das Projekt „Studierendenauswahl“  verwiesen, das eine webbasierte Orientierung für Studieninteressierte, Online-Bewerbungs- und Auswahlverfahren verbindet. Insgesamt steht bei allen administrativen Vorgängen zunächst eine Verschlankung der Workflows im Vordergrund. Die technische Abbildung erfolgt an zweiter Stelle.

Leistungserfassung und –verrechnung
IT-Leistungen werden indirekt über die Darstellung des Serviceangebots der beteiligten IT Dienstleister wie Rechenzentrum , New Media Center  und das virtuelle Verwaltungshandbuch „Wie geht das?“  erfasst. Über die zentrale Verwaltung von Windowsnetzwerken können über Client Status und Trouble Shooting System erbrachte Leistungen abgebildet werden. Der IT Servicebetrieb der Verwaltung wird durch ein Helpdesk-System unterstützt. Ein universitätsweit nutzbares Ticketingsystem wird derzeit vom Rechenzentrum aufgebaut.

Eine Verrechnung der Leistungen erfolgt aktuell für Verbrauchskosten. Hierüber werden die Druckkosten der Studierenden in den CIP-Pools eingeholt. Längerfristig sollen ausgewählte Services (z. B. Windowsadministration) über Dienstleistungsvereinbarungen zwischen Nutzern und Rechenzentrum finanziell abgesichert werden.

Qualitätsmanagement
Evaluationsprozesse unterschiedlicher Art (z. B. Lehrveranstaltungsevaluation, Studiengangsevaluation, Ausstattungsevaluation) sind bisher in allen Fakultäten installiert worden bzw. im Aufbau begriffen. In all diesen sind mittelbar und unmittelbar technologische Aspekte integriert. Ein umfassendes Qualitätsmanagementsystem, das die einzelnen Aktivitäten und Informationen verbindet, ist durch den Senat der Universität in Angriff genommen worden. Hierbei spielen I & K Technologien inhaltlich wie instrumentell eine Rolle.

Nutzerrepräsentanz im Qualitätsmanagement
Aus einer Expertenevaluation, die auf einer Umfrage im Wintersemester 1996/1997 aufbaute, resultierten Empfehlungen für die Ausrichtung der I & K-Versorgung wie z. B. die Verbindung von Rechenzentrumsleitung und einschlägiger C4-Professur in persona. Verwaltungsbezogene Aspekte der I & K-Struktur wurden in einer Evaluation im Jahr 1999 integriert. Ein zusätzlicher, unverkennbarer Indikator für die Benutzerzufriedenheit sind Nutzerstatistiken, die wie im Falle des 2005 neu eingeführten Contentmanagementsystems  eine hohe Akzeptanz widerspiegeln.

Durch die paritätische Besetzung des Ausschusses für I & K und Neue Medien sind die verschiedenen Fachbereiche aber auch die Studierenden an der Umsetzung der I & K-Struktur beteiligt. Bedarfsanalysen werden auf informellem Weg durch Beschaffungsberatung oder Investitionsrunden realisiert.

Controlling
Wesentliche Bausteine des Controllings sind der Struktur- und Entwicklungsplan sowie der Medienentwicklungsplan der Universität, aus denen sich operationalisierte Parameter ergeben. Auf diesen aufbauend ist 2004 erstmals eine Zielvereinbarung mit dem Land Baden-Württemberg zum Ausbau der Medieninfrastruktur und zur Integration neuer Medien in die Lehre getroffen worden. Diese schreibt die Erreichung vorab festgelegter Meilensteine zeitlich verbindlich vor.
Des Weiteren werden Einzelaspekte externer Umfragen (z. B. Rankingauswertungen der CHE) genutzt. Einzelne Geschäftsprozesse und Handlungsoptionen (z. B. Outsourcing) wurden im Rahmen von verschiedenen Diplomarbeiten ausführlich untersucht. Mit SuperX wurde bereits 1996 ein Führungsinformationssystem eingeführt, das derzeit erheblich ausgebaut wird. Aus der in den vergangenen Jahren aufgebauten Kosten- und Leistungsrechnung stehen inzwischen auch Daten für ein IT-Controlling (Kosten, Abschreibungen) zur Verfügung.