Für Kollaborationen innerhalb hybrider Lehre benötigen die Teilnehmenden gemeinsame digitale und physische Arbeitsbereiche, welche kontextgerecht nach ihren Bedürfnissen und Wünschen konfiguriert sind. Dabei werden Lernende häufig mit der Verwendung vieler, neuer Anwendungen konfrontiert. So können während einer Gruppenarbeit Tools zum Sammeln und Strukturieren von Ideen oder Materialien, gemeinsame Aufgabenplaner, Anwendungen für die kollaborative Texterstellung und vieles mehr zum Einsatz kommen. Auch wenn die Bedingungen, Absichten und Ziele variieren können, sollen diese Anwendungen sie dennoch auf angemessene und effiziente Weise unterstützen. Während physische Räume bereits durch den lokalen Bezug besser auf potenzielle Nutzende ausgerichtet werden können, ist die Zielgruppe digitaler Anwendungen schwerer einzugrenzen. Um eine möglichst große Menge unterschiedlicher Personen und Präferenzen abzudecken, besitzen diese dann häufig eine Fülle verschiedener Funktionen und Elemente, welche sich teilweise in nur kleinen Aspekten unterscheiden. Über verschiedene Einstellungen und Gestaltungsmöglichkeiten bieten sie Nutzenden dann meist die Möglichkeit, den Arbeitsbereich auf eigene Ansprüche abzustimmen.

Ist ein digitaler Arbeitsbereich in Abstimmung auf sämtliche Kontextbedingungen vorzubereiten und entsprechend der sich ändernden Anforderungen umzugestalten, kostet dies viel Zeit, vor allem wenn zwischen einer großen Menge verschiedener Funktionen unterschieden werden muss. Ihr flexibler und kurzfristiger Einsatz in Lehrszenarien ist deshalb stark eingeschränkt.

Viele Anwendungen sind Multifunktionswerkzeuge mit einem riesigen Funktionsumfang. Funktionen stellen dabei Ansätze zur Erreichung unterschiedlicher Ziele dar. Sie werden auch benötigt, weil unterschiedliche Personen variierende Vorerfahrungen, Ansichten und Wege der Aufgabenbearbeitung aufweisen. Gerade in der Lehre machen sich solche Unterschiede schnell bemerkbar. Die Anpassung der dargestellten Elemente stellt dann einen großen Mehrwert dar, da sie eine effizientere und zielgerichtete Arbeit ermöglicht. Durch die Reduktion angezeigter Funktionen auf ein notwendiges Minimum können dann auch mögliche Ablenkungen beseitigt werden. Doch finden sich auch einige negative Aspekte, wenn Nutzende immer dazu gezwungen sind, ihren Arbeitsbereich selbstständig anzupassen:

• Hoher Aufwand: Die Vorbereitung des Arbeitsbereichs für eine bestimmte Situation erfordert viel Zeit, da die Materialien und Werkzeuge zunächst gesucht und positioniert werden müssen. Dieser Aufwand ist zu wiederholen, wenn sich die Ziele ändern und der Arbeitsbereich neu zusammengestellt werden muss.
• Fehlende Vorerfahrung: Gerade in Lehr-/Lernsituationen werden Lernende häufig mit völlig neuen und unbekannten Situationen, Aufgabenstellungen und Tätigkeiten konfrontiert. Aufgrund der fehlenden Vorerfahrung ist dann eine geeignete Auswahl notwendiger Funktionen nicht immer möglich oder mit langen Recherchen verbunden.
• Beeinträchtigende Unübersichtlichkeit: Die schiere Masse an Optionen ist oft eher irritierend als hilfreich, weil benötigte Werkzeuge nicht so schnell gefunden werden und der Arbeitsablauf durch das Suchen und Ausprobieren gestört wird.
• Bewusste Zweckentfremdung: Um den Aufwand der Einrichtung zu umgehen, wird oft eine Konstellation von Elementen in einer Weise genutzt, für die sie nicht gedacht war, was die Arbeitserfahrung erschwert und die Qualität der Ergebnisse mindert.
• Unbekannter Verwendungszweck: Für jedes Ziel, das mit einer Software verfolgt wird, gibt es in der Regel einen optimalen oder beabsichtigten Weg. Diese Ansätze sind den Entwicklern einer Software selbst am besten bekannt, jedoch nicht vollständig offensichtlich für Nutzende, wodurch die unbewusste Fehlnutzung eine Folge sein kann.

Durch kontextgerechte Vorlagen kann der Erstellungsaufwand eines digitalen Arbeitsbereichs für Lernende reduziert oder vollständig beseitigt und so eine Ad-hoc-Nutzung ermöglicht werden. In Vorlagen sind ausgewählte Elemente der Anwendung auf solch eine Weise kombiniert und positioniert, dass sie für einen bestimmten Anwendungsfall den optimalen Bearbeitungsweg darstellen bzw. ermöglichen. Diese können dann als anfängliche Konfiguration eines neuen Arbeitsbereichs verwendet werden, wodurch sie auch einer Fehlnutzung der angebotenen Möglichkeiten entgegenwirken. Lehrende sollten bei der Planung ihrer Lehrveranstaltung Anwendungen präferieren, in denen entweder geeignete Vorlagen bereits vorhanden sind oder aber eine eigene Erstellung solcher Vorlagen ermöglicht wird.

Auswahl geeigneter Anwendungen und Vorlagen

Große Anwendungen beinhalten häufig diverse Vorlagen. Diese entstehen aus unterschiedlichen Gründen bzw. anhand unterschiedlicher Merkmale, welche auch bei ihrer Nutzung bedacht werden sollten. Während bei der Anwendungssuche häufig die gewünschten Ziele bzw. Ergebnisse im Vordergrund stehen, gelten bei der Vorlagenwahl besonders die notwendigen Arbeitsschritte als entscheidend, welche mit der Zielerreichung verbunden sind. Vorlagen sind also auch als Schablonen für gängige Praktiken anzusehen, z. B. in Form einer ganzen Ansicht, aufgabenbezogener Teilansichten oder kategorisierter Einzelelemente, welche dann in Kombination eine dynamische Gesamtansicht bilden. So stellt sich vor allem die Frage, welche Aktivitäten vollzogen werden müssen und mit welcher Methodik diese umgesetzt werden können (weitere Informationen zur Planung bietet die Seite Aktivitätsbasiertes Raumdesign). Für die Aktivität einer ersten Ideensammlung kann kontextabhängig eine bestimmte Methode am besten geeignet sein, beispielsweise ein Brainstorming, ein Brainwriting oder die 6-3-5 Methode. Die Ergebnisse dieser Methode können zudem in unterschiedlichen Darstellungsformaten festgehalten werden, beispielsweise als WordCloud, in Form digitaler Post-Its oder als sortierte Tabellen der wichtigsten Begriffe, welche wiederum einen unterschiedlichen Nutzen für Folgeschritte darstellen.

Aus diesen Gründen sind in vielen Anwendungen Vorlagen zunächst nach Themenfeld, Anwendungsfall und/oder Aktivität kategorisiert und nach der fokussierten Methode sowie den Darstellungsformen der Ergebnisse benannt. Wurden diese Aspekte für eine Lehrveranstaltung ermittelt, können sie also als erste Anhaltspunkte der Suche geeigneter Software dienen. Für diese Suche bieten sich zudem die Vorlagenkataloge der Anwendungen an, welche meist innerhalb der Anwendung selbst oder auf der zugehörigen Webseite eingesehen werden können.

Bedeutung von Rollensystemen

Ein weiterer Anhaltspunkt sind Rollen, welche von Teilnehmenden während der Bearbeitung eingenommen werden können. So finden sich einige Anwendungen, in denen Elemente abhängig von aktiv zugeordneten Rollen angezeigt werden. Auch dies ist eine Form der Vorlage, auch wenn sie nicht explizit als solche beworben wird. Nicht selten sind für diese unterschiedlichen Rollen dann auch verschiedene Teilanwendungen oder -ansichten vorhanden, welche erst in Kombination den vollständigen Funktionsumfang bieten. Aufgrund des simpleren und zentrierteren Designs jedes Teilprodukts entfallen langwierige Einrichtungsprozesse sowie Ablenkungen durch unwichtige Elemente. Zudem erhalten Lehrende, wenn sie zentral eine Rollenverteilung vornehmen können, eine stärkere Möglichkeit den Lernprozess der Teilnehmenden zu strukturieren, zu leiten und bei Problemen zu unterstützen.

Erstellung eigener Vorlagen

Dennoch gibt es Szenarien, in denen eine einzige Vorlage nicht ausreicht und zusätzliche Funktionen benötigt werden. Für solche Fälle ermöglichen viele Anwendungen ihre Anpassung oder die Erstellung eigener Varianten. Lehrende können den Bearbeitungspfad darüber noch strukturierter und kontextgerechter vorgeben bzw. unterstützen. Da es viele verschiedene Situationen gibt, die ähnliche Funktionalitäten erfordern und sich nur in kleinen Aspekten unterscheiden, ist es ratsam, Vorlagen auf einem niedrigeren Komplexitätsniveau bereitzustellen und sie auf einzelne Arbeitsschritte abzustimmen. Ihre kombinierte Verwendung schafft dann zusätzlich eine situationsspezifische Anpassbarkeit. Selbsterstellte Vorlagen können häufig über einen eingebauten „Marktplatz“ veröffentlicht und so anderen Nutzenden der Anwendung zur Verfügung gestellt werden. Besonders beim Einsatz fachbezogener Methoden sollten diese als erste Anlaufstelle einer Recherche gelten.

Letztlich können Anwendungen alternativlos sein und zeitgleich keine Vorlagen-Mechanik anbieten. Ermöglichen sie trotzdem eine Anpassung angezeigter Elemente und Funktionen, wird Lehrenden weiterhin die Möglichkeit geboten, geeignete Konstellation für den jeweiligen Anwendungszweck zu ermitteln. Der Erstellungsprozess muss dann allerdings in schriftlicher und/oder bildhafter Form festgehalten werden, weshalb diese dann mehr einer Anleitung als einer ad hoc nutzbaren Vorlage/Schablone gleichen. Auch wenn Lernende nun wieder für die Einrichtung ihrer eigenen digitalen Arbeitsbereiche verantwortlich sind, wird durch diese Anleitungen der Einrichtungsprozess stark beschleunigt.

• Alle Arbeitsschritte vollständig über Vorlagen vorzugeben, ermöglicht eine bestmögliche Steuerung und Unterstützung des Lernprozesses. Viele Lehransätze basieren jedoch auf der persönlichen Entfaltung von Lernenden, also darauf, dass sie ihren Lernprozess maßgeblich selbst gestalten können. Ebenso wurde bereits angesprochen, dass Lernende unterschiedliche Vorerfahrungen und Nutzungsverhalten aufweisen können. Selbst wenn eine Veranstaltung vor allem auf eigenständigen Gruppenarbeiten basiert und Lernende die Organisation ihres Arbeitsprozesses individuell gestalten können, sind geeignete Anwendungen und zu verwendende Vorlagen als Vorschlag sehr hilfreich. Dann sollte jedoch die Möglichkeit der Anpassung auf eigene Ansprüche sowie die Möglichkeit der Nutzung vollständig anderer Konstellationen besonders hervorgehoben werden. Als Kompromiss gilt hier die Regelung, dass alle Änderungen genau begründet werden müssen. So setzen sich Lernende sowohl mit der vorgeschlagenen Variante, als auch mit den Alternativen gründlich auseinander, wodurch ein größtmöglicher Lernerfolg erfolgen kann. Außerdem wird so vermieden, dass Lernende die Software nur mit den vorgegebenen Möglichkeiten verbinden, also der Gesamtnutzen eines Produktes auch für andere Kontexte unerkannt bleibt.
• Vorlagen helfen dabei, den initialen Aufwand zu reduzieren und eine größere Übersichtlichkeit der Anwendung zu schaffen. Wie bereits angesprochen werden diese Vorteile jedoch negiert, wenn sie zu viele Funktionen bzw. Elemente enthalten. Eine optimale Anzahl kann hier nicht genannt werden, da unterschiedliche Faktoren wie der allgemeine Funktionsumfang einer Anwendung oder die Komplexität abzubildender Methoden daran maßgeblich beteiligt sind. Als grundlegende Regel sollten Vorlagen jedoch so gestaltet werden, dass bei ihrer Benennung einzelne, klar trennbare Begriffe ausreichen, welche dennoch den Kerngedanken und Umfang der Lösung zum Ausdruck bringen.
• Die geeignete Funktionalität anzubieten, reicht nicht immer aus. Ihre Zusammenstellungen, Positionierungen und Wechselwirkungen sollten bei der Konzeption solcher Vorlagen ebenso beachtet werden, um einen angenehmen Arbeitsablauf zu gewährleisten. Der tatsächliche Nutzen einer Anwendung und zugehöriger Vorlagen sollte deshalb auch über einen Testlauf bzw. eine beispielhafte Bearbeitung der vorliegenden Aufgabenstellung überprüft werden. Für komplexe Vorlagen ist es zudem sinnvoll, Nutzungshinweise und Hintergrundinformationen in einer anfänglichen Einführung zu erläutern.

• Lernende erhalten durch die Nutzung bedarfsgerechter Vorlagen optimale Voraussetzungen für die Zielerreichung und können daher effizient und qualitätsorientiert arbeiten.
• Zusammenarbeit und wechselnde Anforderungen werden schnellstmöglich unterstützt. Es gibt keine zeitaufwändigen Einrichtungsphasen, die die Umsetzung neuer Ideen behindern.
• Lernende können sich auf die Probleme konzentrieren, die sie zu lösen versuchen, und müssen nicht die Probleme beheben, die die Software selbst verursacht. Die Arbeitsabläufe sind schneller, präziser, aufgabenzentrierter und bieten eine geringe Chance für Fehlnutzungen oder Fehlinterpretationen.
• Lernende erhalten Orientierung bei der Herangehensweise an eine Aufgabe, wodurch insbesondere bei unerfahrenen Lernenden Unsicherheit reduziert werden kann. Erfahrene Lernende müssen nicht mehr im Voraus viele unterschiedliche, eventuell anstehende Anforderungen bei der Konfiguration der Arbeitsumgebung einplanen, da sie Einstellungen dynamisch von der Lehrperson erhalten und an neue Hürden anpassen können.
• Die gemeinsame Nutzung benutzerdefinierter Vorlagen ermöglicht einen gemeinschaftsorientierten Ansatz. Lehrende können anderen Lehrenden ihre Vorlagen empfehlen und übermitteln. Durch eine gemeinschaftliche Nutzung findet eine breitere Evaluierung statt, wodurch die besten Alternativen schneller gefunden werden. Zudem wird nicht ausgeschlossen, dass auch Lernende solche Vorlagen erstellen und anderen Personen weiterleiten.
• Nutzen alle Lernenden dieselben Vorlagen, sind die Einzelergebnisse und Lernprozesse besser vergleichbar. Durch die gemeinsame Basis können sie sich zudem besser gegenseitig unterstützen.
• Der Ansatz ist auch auf physische Räume überführbar. Anstelle eines Raumes mit vielen unterstützenden Materialien und Geräten können situationsbasiert optimierte Räume mit einem reduzierten Anwendungsgebiet geschaffen werden. Dabei kann auch schon die Unterteilung eines großen Raums in themenspezifische Unterräume bzw. Unterabschnitte helfen. Bei der Raumplanung kann dann ein Aktivitätsbasiertes Raumdesign hilfreich sein.

• Die Recherche und Erstellung von Vorlagen ist ein großer zusätzlicher Aufwand für Lehrende. Werden in Anwendungen neue Funktionen hinzugefügt oder entfernt, führt dies gegebenenfalls zu starken Umstrukturierungen der Vorlagen oder im schlimmsten Fall dazu, dass sie vollständig verworfen werden müssen.
• Nicht jeder Sonderfall kann von Anfang an unterstützt werden, sodass Lernende weiterhin aktiv werden müssen. Die Verbesserung der Vorlagen bzw. ihre Anpassung an die Bedürfnisse der meisten Lernenden ist ein Entwicklungsprozess, der unter Umständen einiger Iterationen bedarf.
• Durch eine ausschließliche Verwendung von Vorlagen entfällt die Notwendigkeit, sich zunächst mit der Anwendung und all ihren Möglichkeiten vertraut zu machen. So können Lernende, im Gegensatz zu explorativen und autonomen Herangehensweisen, nicht aus ihren Fehlern lernen. Gerade kontextübergreifendes Wissen, wie allgemeine Taktiken und Herangehensweisen der strukturierten Problembewältigung, wird nicht oder lediglich in einem geringeren Umfang erarbeitet.
• Die Verwendung einer Vorlage liefert keine Hintergrundinformationen darüber, warum sie auf diese Weise konzipiert wurde. Dies kann zu Verwirrungen und zum Verlust der Orientierung bei ihrer Verwendung führen.

Unabhängig von dem Anwendungstyp und der Zielsetzung dieser Anwendungen finden sich Vorlagen in den meisten etablierten Produkten. Sowohl Textbearbeitungsprogramme wie Word, als auch Präsentations- oder Tabellenwerkzeuge wie Powerpoint, Keynote oder Excel beinhalten diese. So können Lehrende hier einfach Vorlagen erstellen und an Lernende versenden. Ebenso findet sich Modellierungssoftware wie Blender oder allgemein Bild- und Tonverarbeitungssoftware, beispielsweise solche aus der Adobe Creative Cloud, welche nützliche Vorlagen bei der Projekterstellung und darüber hinaus anbietet.

Auf dem Markt gibt es zudem viele verschiedene Kollaborationswerkzeuge für Brainstorming- und Organisationszwecke. Miro, Mindmaster und Mural sind drei davon, die Funktionen für die Verwendung von Vorlagen als Ausgangspunkt implementieren. So können Lehrende ein Miro-Board vorbereiten und dieses für Lernende duplizieren. Mindmaster hingegen bietet neben eigenen Vorlagen einen Marktplatz für selbst erstellte Alternativen, welche wiederum verwendbar sind.

Mural stellt seine Vorlagen in Form kategorisierter Listen vor. Diese Kategorien repräsentieren verschiedene Anwendungsfälle, und jede Vorlage hilft bei einer der gängigen Praktiken, die in dem jeweiligen Anwendungsfall notwendig sind. Ähnlich präsentiert auch Miro bei der Erstellung neuer Arbeitsbereiche eine Liste nützlicher Vorlagen.

Auch in der Open-Source-Alternative Excalidraw, welche ein digitales Whiteboard für Einzel- und Gruppenarbeiten bereitstellt, sind Vorlagen umsetzbar. Diese werden zwar nicht von der Anwendung selbst angeboten, jedoch kann ein Arbeitsbereich bzw. eine zugehörige URL heruntergeladen werden, wodurch ebenso eine Vorbereitung und Weitergabe möglich ist.

Doch nicht nur für den Endnutzer, sondern auch für die Entwickler von Anwendungen finden sich Hilfestellungen in Form solcher Vorlagen. Die meisten Content-Management-Systeme (CMS) wie Wordpress basieren auf der Idee, Vorlagen und Plugins von einem „Marktplatz“ zu verwenden, um die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern und ein schnelles Prototyping zu ermöglichen.

Wie sich rollenspezifische Vorlagen einrichten lassen, zeigt das Beispiel PictShareIt. In dieser Software gibt es zwei mögliche Rollen, die Nutzende einnehmen können: Personen mit Administrationsrechten sammeln die Daten der Zusammenarbeit, während Teilnehmende dem Arbeitsbereich neue Materialien/Bilder hinzufügen. Für jede dieser Rollen gibt es eine eigene Ansicht, welche als fest integrierte Vorlage anzusehen ist. Sie stellt nur die Funktionen bereit, welche für das Ziel der jeweiligen Rolle erforderlich sind. In diesem Beispiel erhalten Teilnehmende lediglich eine Schaltfläche zum Hochladen. Personen mit Administrationsrechten hingegen erhalten die Möglichkeit, gesammelte Materialien einzusehen und herunterzuladen, Ergebnisse zu vergleichen, sowie neue Teilnehmende einzuladen.

PictShareIt: Rollenbasierte Ansichten (links: Administratoren; rechts: Teilnehmende)